Organização

Como usar a agenda

Umas das principais ferramentas que você precisa para começar a se organizar é uma agenda. Se você já esqueceu um compromisso, uma data importante ou até mesmo marcou uma consulta no mesmo dia de uma reunião, você precisa urgente de uma agenda.Não precisa comprar uma agenda, e se comprar, não precisa ser a mais cara ou a mais bonita, um caderno que não esteja sendo usado pode se usado como agenda, até mesmo a agenda que vem no celular já serve. A única coisa que importa é que o que você escolher seja adequado a su vida e rotina. Eu mesma usei anos as agendas de papel, Bullet jornal como agenda, cadernos e até um planner digital, mas a minha favorita que sempre acabo voltando a usar é a agenda do Google. Para mim, é a escolha mais adequada por ser sincronizada com meu celular e computador. Assim, quando estou trabalhando ou estudando tenho acesso a ela no computador e sempre tenho ela na palma da mão por meio do celular. Outro dia posso trazer uma postagem só falando sobre a agenda do Google.

Como usar a agenda

Escolhido o que será sua agenda, vamos entender o que vai à agenda. Quando se pensa em usar agenda, logo pensamos em colocar nela tudo que queremos fazer em um dia especifico. Contudo, essa maneira não é a mais funcional de se usar uma agenda. Já anotou tudo que queria fazer no dia e chegou no fim do dia e acabou tendo que deixar para o dia seguinte, pois apareceu outras urgências ou alguma tarefas levaram mais tempo que você imaginava. Por isso, essa não é a melhor maneira de sua uma agenda, você acaba lotando ela com dezenas de tarefas e compromisso que só de deixa mais perdido e desanimado por não completar tudo que planejou. Assim, primeiro você precisa entender que na agenda só vai o que tem data marcada, que precisa ser feito naquele dia e/ou naquele horário. Ou seja, na agenda vai os seus compromissos, prazos, alguns lembretes e até pode incluir suas rotinas. Vamos detalhar exemplificar um pouco mais cada uma dessas categorias.

Compromissos

Os compromissos são tudo aquilo que você precisa fazer em uma data e hora especifica. Por exemplo: uma consulta ao dentista; uma reunião de trabalho; uma festa de aniversário e por aí vai. Você ainda pode considerar um compromisso algo que você se programa a fazer para você mesma ou com sua família se pensar que isso vai fazer você ter mais prioridade com aquilo. Um exemplo disso seria marcar um dia na agenda e um horário para assistir um filme em família.

Prazos e Lembretes

Prazos e Lembretes são informações que precisam ser lembradas em dias específicos. Exemplificar para ficar mais claro: dia do vencimento de uma conta; aniversários; entrega de uma prova; um feriado. Qualquer atividade que precise ser lembrada em um dia especifico sem um horário será um prazo ou um lembrete.

Rotina

Já as atividades de rotina são tudo que fazem parte do seu dia a dia, o que você praticamente faz no piloto automático ou atividades que possuam uma certa recorrência. Exemplos: trabalho; escola; faculdade; o deslocamento para o trabalho, escola ou faculdade; limpeza da casa; momentos de auto cuidado; exercício.

Usando na agenda

Uma técnica bem legal de separar essas categorias na agenda é por cor, isso tanto no papel quanto nos meios digitais. Defina uma cor para cada categorias, pois isso irá facilitar a sua visualização do todo na semana. Por exemplo, gosto de usar cinza para tudo que é planejamento e quando usava agenda de papel escrevia a lápis para poder apagar e mudar os planos conforme o que o dia ia acontecendo. Para compromissos no papel colocava preto e na agenda do google coloco rosa, simplesmente porque gosto da cor. Lembretes e Prazos podem ser vermelhos para chamar atenção. Rotina azul, por exemplo. As cores você pode escolher como melhor agradar o importante é fazer sentido para você e ficar mais fácil de visualizar, se for algo que vai complicar sua agenda prefira nem usar cor.

Você precisa seguir tudo isso arrisca? Não.

Porque cada pessoa encontra o seu jeito de organizar, aqui eu quis trazer uma maneira funcional que você pode testar e vê se funciona. Para mim mesmo a parte de rotina não coloco na agenda porque ela é bem variada, tenho uma checklist das coisas que preciso fazer diariamente e coloco isso no meu aplicativo de lista do momento Todoist (tem postagem aqui no blog) sobre ele). Prefiro fazer assim para minha agenda ficar mais limpa e, porque amo fazer e refazer listas, risos.

Além de ter a agenda você precisa frequentemente conferi-la

Não adianta de nada você organizar todas essas datas e depois simplesmente nunca mais olhar para ela. Precisa virar um hábito de diariamente abrir ela e verificar o que você anotou. Toda semana separe uma horinha e revise o que está nela, para ver se algo mudou, se alguma atividade precisa ser feita, se precisa preparar algo para algum compromisso.

Vou exemplificar com uma situação:“Segunda-feira abro a agenda para ver os compromissos não apenas do dia, mas de toda a semana para planejar a semana. Percebo que tenho uma reunião na sexta-feria às 16 horas. Com isso em mente eu vejo se eu preciso fazer algo para essa reunião: preciso levar alguma anotação?; preciso preparar a pauta dessa reunião?; Onde vai ser essa reunião, vou precisa me planejar para me deslocar para algum lugar? “Todas essas perguntas vão gerar algum tipo de ação que preciso tomar, seja anotar na lista de tarefa que preciso fazer a pauta quanto anotar na agenda o meu deslocamento para não marcar nada naquele horário.

E você, querido leitor e querida leitora, já possuem uma agenda? Como vocês a usam?

Bjs e abraços,

Ana

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